Reformulando el proceso de onboarding con inteligencia emocional

Las circunstancias extraordinarias de la pandemia del Covid19 han dejado a un gran número de empleadores en la disyuntiva de retrasar o rediseñar la dinámica de su proceso de inducción (onboarding) incluyendo alternativas virtuales que van siendo puesta en marcha rápidamente, pero sin demasiado planeamiento. Lamentablemente, sin un proceso adecuado, esta situación puede llevar a los nuevos miembros de su equipo a experimentar una falta de conectividad con su nuevo equipo de trabajo o simplemente a no conectarse con la cultura y el alma de la empresa.

El Proceso de Inducción con Inteligencia Emocional

Una práctica común para llevar a cabo las inducciones en las organizaciones, es la implementación de un sistema de mentores asignados para brindar soporte al nuevo personal. Generalmente esta tarea se le encarga al supervisor inmediato o un contacto en el área de recursos humanos. El mentor-coach viene a ser un punto de contacto o referencia que sirve las necesidades inmediatas en tres momentos importantes del proceso de onboarding: bienvenida, orientación y la instalación de la persona en el puesto; pudiendo tomar aproximadamente 3 meses, desde que el colaborador se une a la empresa hasta que asienta en los procesos de forma regular.  Sin embargo, en estos momentos en que mucho del trabajo se realiza de forma remota, la gestión de este proceso ofrece desafíos inmediatos que van desde la distancia física, el estilo de comunicación (en los medios digitales) y la premura con que se realiza esta conexión para ajustarse a los objetivos de la empresa.

Afortunadamente durante este periodo de crisis reinvención contamos con herramientas que pueden hacer este proceso más humano, dinámico y eficiente, y además alinearlo dentro de un plan a largo plazo, que considere el factor de retención como un Kpi importante de la rentabilidad en la captación de talento. Considere por ejemplo el papel que juegan los talentos del cerebro que poseen dos colaboradores, todos a punto de iniciar su onboarding en el equipo de Marketing para una prestigiosa empresa del rubro farmacéutico en América Latina:

Colaborador 2

Al mentor designado para acompañar a estos candidatos durante las tres instancias de la inducción, se le asesoro para diseñar un proceso de onboarding innovativo, que fuera vivencial y que se sintiera auténtico para sus prospectos, a pesar de la limitación del contacto vía digital. Al emplearse el feedback obtenido con los Perfiles Brain Discovery de Six Seconds® y la metodología del Mapa de Cambio®, se pueden identificar las fortalezas en los aspectos emocionales y conductuales de los colaboradores (lado izquierdo del gráfico), lo que facilita la labor de conexión y de guía del mentor.  Asimismo, las áreas de desafío (lado derecho del gráfico) indican potenciales obstáculos para el proceso.

La lista de entregables para el mentor constaba de los siguientes ítems relacionales – esta lista no es inclusiva del papeleo, o la logística de equipos, etc sino solamente los elementos a los que la inteligencia emocional impacta directamente:

• Conferencia virtual previa a la presentación formal
• Bienvenida y reunión con el equipo
• Introducción a la cultura organizacional y al sistema de valores
• Integración social dentro de las reuniones (con el resto del equipo)

Breve Analisis: Identificando targets con Inteligencia Emocional: Perfil Brain Discovery

Esta persona exhibía como fortalezas actuales la percepción emocional y la capacidad de conectarse. Esto le indicaba al mentor, una fuerte orientación hacia las relaciones interpersonales; siendo importante conectar con empatía y con un enfoque orientado a las emociones, es decir pasar algún tiempo con aquellos sentimientos, expectativas y dudas que esta persona pudiera estar experimentando dentro en un proceso de inducción remoto. Por otro lado, el proceso de recolección de datos es un activo para este candidato, y esto le indica al mentor que esta persona no solo está inmersa en detectar los datos que le ofrecen las emociones, por lo tanto, las expectativas en cuanto a los aspectos más duros del puesto, también debían ser parte prioritaria en la discusión.  En el lado de las áreas vulnerables, los puntajes más bajos se entienden a la luz de la actual pandemia; sin embargo, estos representan un indicador para el mentor en la importancia de generar confianza y optimismo, no solo para brindar seguridad en el clima actual, sino para promover la autogestión de parte del candidato hacia conductas que mejoren su resiliencia en general.

Este perfil señalaba a una persona en la practica del análisis y la reflexión, pero además sin permanecer demasiado estancado, siendo capaz de priorizar entre lo urgente y lo importante. Estos talentos juntamente con el énfasis en la visión, que es la habilidad de mantener la mirada más allá de la crisis, le brindaron pautas al mentor para formular el compromiso y estrategia en las interacciones. Sin embargo, el mentor entendía que, sin un componente de conexión emocional, ese compromiso iba resultar demasiado transaccional, exento de la inspiración y el aliento necesarios para perseverar en el esquema a largo plazo.  Por lo tanto, decidió tomar los pasos adicionales para asegurarse que esta persona conectara realmente con el equipo a nivel personal. Además, se exploraron los valores personales y las ideas de la Meta Noble para buscar ejes de motivación intrínseca, donde el Colaborador pueda sentir y valorar que es parte de una cultura con valores congruentes con los propios.  Particularmente, en este caso el mentor observo que, si esta persona se encontraba en situación de desafío con respecto a su tolerancia al riesgo, era importante iniciar una conversación acerca de estilo de comunicación y de trabajo, y estrategias para pedir y recibir feedback de los otros integrantes del equipo con el fin de abrirse a nuevas perspectivas, aunque estas impliquen un cierto riesgo.

Este breve resumen es solamente una muy pequeña síntesis del proceso llevado a cabo por el mentor en su trabajo como coach,  liderando un proceso de inducción y usando la metodología de Six Seconds, las herramientas como el Reporte de Liderazgo SEI® y al Perfil Brain Discovery® que he escogido para ilustrar el hecho de que hoy más que nunca es imperativa la necesidad de poner estos procesos humanos a través del lente de la inteligencia emocional. En el clima actual de incertidumbre y expectativa estas herramientas generan espacios y nuevos paradigmas que permiten , por un lado mantener la integridad de procesos tan importantes como el onboarding, y por otro lado seguir alcanzando objetivos de retención de nuevos talentos que incrementen la competitividad de las organizaciones.